REKISTERISELOSTE
Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste
- Rekisterin nimi
Kirkkonummen tanssiyhdistys ry:n jäsenrekisteri.
- Rekisterinpitäjä
Nimi: Kirkkonummen tanssiyhdistys ry / Kyrkslätt dansförening rf
Verkkosivut: www.dancemoves.fi
Osoite: PL 35, 02401 Kirkkonummi
Puh. 050-306 2624
Sähköposti: kirkkonummen.tanssiyhdistys@gmail.com
- Rekisteriasioista vastaava henkilö
Nimi: Yhdistyssihteeri Minttu Lilja
Osoite: PL 35, 02401 Kirkkonummi
Puh. 050-306 2624
Sähköposti: kirkkonummen.tanssiyhdistys@gmail.com
- Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden ja osallistumistietojen hoitamista, tiedotusta, markkinointia ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Lyyti Oy) palvelimille. Lisäksi tietojen käsittelijänä voivat toimia myös muut yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeelliset tahot kuten perintätoimisto.
- Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:
- Jäsenien yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
- Syntymäaika ja sukupuoli (tilastointia varten)
- Tilatut palvelut ja maksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
- Mahdolliset lisätiedot tarvittaessa (esimerkiksi kokonumero vaatetilauksissa)
- Rekisterin tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot kerätään jäsenen omalla ilmoituksella.
- Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa kilpailevien ryhmien kohdalla tarvittaessa kilpailuja ja katselmuksia järjestäville tahoille ilmoittautumisten yhteydessä.
- Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Yhdistyksen jäsenrekisteristä vastaavalla hallituksen jäsenellä/jäsenillä ja yhdistyssihteerillä on pääsy jäsenrekisterin tietoihin. Lisäksi tanssinopettajat sekä joukkueenjohtajat saavat käyttöönsä rajoitetusti omien ryhmiensä ilmoittautuneiden tiedot.
Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee kolmannen osapuolen palvelussa. Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.
Henkilötietoja voidaan käsitellä väliaikaisesti myös yhdistyksen omistamalla tai hallituksen jäsenen henkilökohtaisella tietokoneella, jossa on normaalit suojaukset kuten tietoturvaohjelmistot sekä salasanat. Kurssien osallistujien tietoja voidaan käsitellä myös paperisina.
- Tarkastusoikeus
Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle.
- Rekisteritietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.